Nuestra experiencia en la gestión de proyectos: lecciones aprendidas y mejores prácticas.

gestion de proyectos

Quisiéramos en esta ocasión compartir con vosotros las claves que nos han funcionado en la gestión de proyectos en nuestra empresa. Es una reflexión basada en nuestra experiencia, que incluye mejores prácticas y lecciones aprendidas y que esperamos que podáis aplicar en vuestro día a día.

 Factores a tener en cuenta en la gestión de proyectos

No siempre es fácil dar con la solución a una necesidad planteada por un potencial cliente. Principalmente porque a veces, desde el cliente, la necesidad no está clara, o si lo está, evoluciona con el paso del tiempo. Ante esta realidad, nuestra postura a la hora de diseñar una solución personalizada para el reto identificado pasa siempre por:

1- escuchar activamente

2- indagar con distintos interlocutores para asegurar que la necesidad es compartida

3- proponer una solución Customer Centric.

Afortunadamente, nuestra empresa vive lo que dice. Es decir, nuestro cliente es el centro y no habrá condición alguna que impida que la solución que le planteamos sea lo que realmente necesita para cumplir sus objetivos. Al mismo tiempo, los consultores de Buljan&Partners son igual de importantes. Se les involucra desde la detección de la oportunidad, pasando por la construcción de la solución a plantear y la defensa de la misma ante el cliente. Así, se alimenta su compromiso en la ejecución del proyecto garantizando la calidad prometida al cliente.

Como nos explicaba una de nuestras consultoras cuando redactábamos este artículo:

– “Personalmente, he tenido la oportunidad de estar en todo el proceso de gestión de un proyecto, de principio a fin: en la detección de necesidades, construcción de soluciones y defensa de las mismas ante todos los clientes para los que luego he gestionado un proyecto o participado en él. Es precisamente por ello por lo que sé la importancia que esos detalles tienen a la hora de ejecutar cualquier proyecto con calidad. Te sientes responsable de lo que se ha vendido y pones todo lo que esté en tu mano para que se haga realidad con éxito.”

 La importancia de la gestión de expectativas

A partir de ahí comienza la tan temida gestión de expectativas (externas e internas) y tan clave para garantizar el éxito de cualquier proyecto. A veces parece que hablemos idiomas distintos a la hora de interpretar textos y diapositivas y siempre te podrás encontrar con quien pretenda exigir más allá del alcance de proyecto aprobado. De ahí la importancia de saber gestionar los límites para garantizar una buena relación entre profesionales. En paralelo, definir muy bien las tareas a ejecutar a lo largo del proyecto, establecer lo que se espera de cada persona del equipo, realizar un seguimiento periódico para garantizar la calidad o dar visibilidad al equipo ante el cliente, son aspectos importantísimos y necesarios en cualquier gestión de proyecto o, mejor dicho, gestión de personas para la ejecución de cualquier proyecto con éxito.

Tenemos varios ejemplos en la cabeza que resuenan al hablar de gestión de expectativas. Posiblemente este sea el mayor obstáculo que nos hemos encontrado durante nuestros más de 15 años como consultores y formadores. Es complicado de llevar a cabo por la necesidad de ser asertivo y saber decir que no, poniendo en peligro, en algunas ocasiones, el desarrollo del proyecto. No obstante, pensamos que establecer límites es una competencia que te hace todavía más profesional si cabe, y remitiéndonos a los hechos, la realidad es que jamás hemos visto que un proyecto se paralice por gestionar los límites de la colaboración.

En todo proyecto, como en la vida, hay piedras por el camino. Eso es un hecho. Pero lo que nos diferencia es la capacidad de sobreponernos y tener siempre claro que lo que necesitan los clientes es una actitud resolutiva que vele por… Click Para Twittear

Algunas de las dificultades que nos hemos encontrado han sido:

  • cambios de enfoque
  • petición de actividades adicionales a llevar a cabo
  • gestión emocional del equipo de proyecto
  • gestión de tareas rutinarias manteniendo la motivación del equipo
  • diferentes intereses en un mismo proyecto con varios interlocutores
  • necesidad de ampliar el presupuesto para el proyecto
  • cambio de interlocutor principal
  • restricción de tiempos para mostrar entregables
  • gestión de proveedores para cumplir promesas ante clientes

Como decíamos, los ingredientes comunes a todas ellas han sido la actitud, la transparencia y la asertividad con los que las hemos abordado.

La gestión de relaciones en la gestión de proyectos

Aunque todo lo mencionado es muy importante, quisiéramos destacar algo que creemos que es la clave del éxito de cualquier gestión de proyecto:  la gestión de las relaciones. Cómo empatizamos con nuestros clientes (externos e internos), les comprendemos y nos ponemos en su lugar para anticipar cualquier necesidad que veamos que vaya a surgir pero sobre todo, CÓMO tratamos a los equipos es lo que determina el éxito. Un proyecto puede ejecutarse a la perfección, pero si no hay una buena gestión emocional de las personas, no solo no estaremos marcando la diferencia, sino que muy probablemente la calidad en la ejecución del proyecto se vea perjudicada.

En Buljan&Partners se intenta cuidar emocionalmente a los equipos con detalles de todo tipo que cierran el ciclo de gestión con un resultado diferencial.

 

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